Tønsberg kommune følger offentlighetsloven, som sikrer at alle har innsynsrett i kommunens saksdokumenter, journaler og liknende register dersom ikke annet følger av lov eller i medhold av lov.
Tønsberg skal være en åpen kommune, og vi skal bestrebe oss mest mulig åpenhet. Våre verdier er sågar åpen, troverdig og profesjonell. Vi må imidlertid ikke glemme de to verdiene troverdig og profesjonell.
Utgående post er selvfølgelig kvalitetssjekket av våre saksbehandlere, og kan trygt legges ut på nett. Disse dokumentene er klikkbare på Tønsberg kommunes hjemmeside. Tilsvarende er det ikke med inngående post. Her kan det komme fortrolige opplysninger eller forhold som av andre grunner ikke skal offentliggjøres. Som en profesjonell organisasjon må vi sikre at slike opplysninger ikke legges åpent på vår hjemmeside uten en grundig vurdering.
Det betyr at all inngående post må grundig vurderes før det kan offentliggjøres. I likhet med de fleste kommuner i landet legger vi ut postliste med e-postadresse til saksbehandler slik at sikrer at fortrolig informasjon ikke legges ut.
Det er selvfølgelig mulig å kvalitetssikre all inngående post umiddelbart og legge det som ikke inneholder fortrolig informasjon eller av annen grunn ikke skal offentliggjøres direkte på nett. Dette krever imidlertid ressurser.
Enten må vi ha egne personer som jobber med slik kvalitetssikring eller så må saksbehandlere ellers i kommunen prioritere dette på bekostning av sine saksbehandlingsoppgaver. Til syvende og sist handler det om prioritering av økonomiske ressurser.
De fleste kommuner har imidlertid valgt samme løsning som Tønsberg. Dette gjelder spesielt større kommuner.
Postlistene oppdateres kontinuerlig. Offentlig postjournal er en oversikt over alle arkivverdige dokumenter som har kommet inn til eller gått ut fra Tønsberg kommune. Av hensyn til kvalitetssikring og for å sikre at konfidensielle opplysninger ikke blir offentliggjort, har postlisten et etterslep på inntil tre virkedager. Postlisten er tilgjengelig på kommunens nettsider i tre måneder.
Spørsmål 1: Vil ordføreren ta initiativ til at offentlige dokumenter i postlisten legges ut direkte på nett, altså klikkbare, det vil si at man kan lese dokumentet straks uten å måtte bestille?
Svar: Ordfører er klar over at administrasjonen tidligere har vurdert også å legge inngående post klikkbar på nett. Som nevnt er dette er ressursspørsmål, og må i tilfelle tas i forbindelse med budsjettprosessen.
2) Vil ordføreren sørge for at kommunen på sine internettsider opplyser innbyggerne om innsynskrav?
Svar: Dette er en meget god ide, som ordfører vil pålegge kommunaldirektør Pål Thalmann å utføre.
–