Rapporten om politiets innsats ved terroren i fjor, viste store mangler. Dårlige beslutninger, inneffektivitet og inkompetanse. Antagelig er ikke dette noe spesielt for politiet. I kjølvannet av rapporten har det kommet mange opplysninger om at det står tilsvarende dårlig til andre steder i det norske byråkratiet. Dette burde ikke komme som noen overraskelse. For mange år siden viste undersøkelser at ansatte i norske departementer brukte største delen av sin tid til å administrere seg selv. I realiteten betydde dette at det var mulig å halvere antall ansatte samtidig som en fikk gjort mer. Dette ga store oppslag i mediene. Men svært lite ble gjort. De nye opplysningene som kommer fram nå, viser at utviklingen har fortsatt sin skjeve gang. Avdelingsdirektør Eivind Tesaker i Kulturdepartementet skrev 20. september en kronikk i Aftenposten der han påpekte at stadig flere ansatte fikk gjort mindre og mindre. Aftenposten skriver 25. oktober at antall ansatte i departementene har økt med 15 % fra 2005 til 2012. Dette har økt driftsutgiftene i statsetatene med 53 milliarder kroner (53.000.000.000).
En skrekkhistorie illustrerer dette. For å skifte en lyspære i Forsvaret må saken gjennom syv ( – 7 -) personer, skriver Dagens næringsliv 10.oktober (gjentatt i Aftenposten 25. oktober). Historien lyder: "Når lyspæren over skrivebordet er gåen, må en skrive ut en ordre på ny lyspære og sende den til bestilleren i Forsvaret, som videresender den til det sentrale servicesenteret, der noen lager en arbeidsordre som sendes Forsvarsbyggs servicesenter i bygget ved siden av der en sitter. Der leter en opp en tilgjengelig servicetekniker, sannsynligvis fra et firma i en by like ved, som forhåpentligvis rykker ut. Det utstedes en regning som må godkjennes av teknikeren, attesteres av en sjef og sendes til Hamar for bokføring." Historien er (forhåpentligvis) ett av de verste eksempler på hvordan byråkratiet kan løpe løpsk.
Problemene med et inneffektivt og delvis inkompetent byråkrati skyldes i liten grad den enkelte byråkrat. Den enkelte saksbehandler er ofte både faglig dyktig, samvittighetsfull og motivert. Det er ofte imponerende hvordan mange holder motivasjonen og innsatsen oppe når de arbeider i slike systemer og må utføre så mye arbeid som de finner unyttig. Og det er nettopp i det enkelte menneske på grunnplanet i byråkratiet, løsningen finnes. Praktisk erfaring, og forskning, viser at de ansatte som oftest selv vet hva problemene er og hvordan de kan løses.
Hovedproblemet i ineffektive systemer er nesten alltid at det er noen som ønsker at systemet forblir som det er. Et eksempel er at det skaper mange ekstra arbeidsplasser. Mange flere kan da være ledere med den økning i status og inntekt det gir. Og framfor alt, noen ønsker å ha kontroll selv om kontrollen medfører alle de andre problemene. Et annet problem er at mange ønsker å unngå de problemer som følger med endring. Dette blir spesielt farlig i statsadministrasjonen der en har god tilgang på penger. Når nye oppgaver trenger seg på, kan en løse dette på enkleste måte ved å ansette flere. Å kutte ned på antall ansatte der det er behov for færre, møter som oftest stor motstand som de fleste ledere helst vil unngå.
Det er derfor svært vanskelig å endre en organisasjon på en god måte. Men ikke umulig. Igjen viser praktisk erfaring og forskning veien. Det er nødvendig med kunnskaper om hva som er galt (og om hva som er bra) og hva som bør gjøres. Det er absolutt nødvendig med makt til å gjøre endringene. De meste av kunnskapene sitter hos de ansatte. Makten må komme ovenfra eller utenfra. Dette fordi de som sitter på toppen i byråkratiet, kan ha fordel av at det meste blir som det er. De kan også like dette systemet som de er kommet til topps i. I praksis betyr dette derfor at det må politisk makt ovenfra til for å endre det offentlige byråkratiet (i samarbeid med de ansatte). En minister med sine rådgivere, er dyktige som politikere og ikke som byråkrater. De er sjelden dyktige som endringsledere for en byråkratisk organisasjon.
Det er derfor nødvendig med grunnleggende endringer. Antagelig er det ingen vei utenom å skifte ut de øverste delene av byråkratiet hver gang et departement skifter statsråd. Dette vil i seg selv kunne gi høyere kvalitet i det byråkratiske toppskikt. Dette vil også gjøre det lettere å gjøre endringer. Og det vil være en styrking av den demokratiske styring når ministrene får med seg sitt eget toppembetskorps.
Leif-Runar Forsth
Grorud Venstre
Innlegget sto på trykk i Akers Avis Groruddalen 14. november 2012