Vi vil besvare rådmannens spørsmål, men først vil vi spesielt fremheve to temaer.
Et levende lokalt næringsliv
Venstre mener at kommunen bør gå så langt som mulig innenfor de lover og regler som gjelder for offentlige anbud når det gjelder å bidra til et variert og livskraftig næringsliv med lokal forankring. Dette kan blant annet ivaretas ved at kommunens innkjøpspolicy må være lagt opp slik at lokale leverandører kan få full uttelling i anbudsprosessen for sine fortrinn i forhold til service. Et særlig viktig punkt er at mindre virksomheter har mulighet til å delta i anbudskonkurransen ved å legge inn anbud på deler av den totale leveransen, for eksempel ved å by på leveranse til en enkelt kommune.
Etisk handel
Det er et stadig sterkere søkelys på ansvar for leverandører etiske standard, i forhold til blant annet arbeidsvilkår. Et relevant eksempel er Stavangers kjøp av belegningsstein, der steinen viste seg å være produsert ved hjelp av barnearbeid, og der dette ble en stor belastning for kommunen. Venstre vil be om at Rådmannen tar kontakt med Initiativ for Etisk Handel og gjør en konkret vurdering av hva et medlemskap her kan tilføre kommunen av kompetanse i forhold til å forebygge etisk risiko.
Rådmannens spørsmål
I forhold til rådmannens spørsmål, ser vi at det sentrale politiske stoffet ligger i vektleggingen av lokalt næringsliv, mindre bedrifter, etikk og miljø. I forhold til mange av de øvrige spørsmålene vil Venstres mening være at hensynet det vises til godt kan tas inn i retningslinjene på et generelt nivå, men at detaljene i forhold til hvordan hensynene skal ivaretas må være en del av rådmannens løpende arbeid.
Venstre har følgende kommentarer til spørsmålene
Vedrørende organisering av arbeidet
Etter Venstres syn er det avgjørende at kommunen står fritt til å definere retningslinjene for innkjøpene som skal gjøres på vegne av Frogn kommune. Dersom vi kan gjøre dette, er det ikke avgjørende om innkjøper er ansatt av Frogn eller av Follo-kommuner i fellesskap. Hvis samarbeidet viser seg å legge begrensninger på viktige krav Frogn kommune vil stille, kan det derimot oppstå en situasjon der Frogn må vurdere samarbeidet. Når det gjelder å legge forholdene til rette for at lokalt næringsliv kan delta i konkurransen med god sjanse til å nå frem, er det et moment at et større innkjøpssamarbeid oftere vil komme over grensene for offentlig kunngjøring. Venstre mener imidlertid at (1) en tilstrekkelig mulighet til å by på en del av leveransen, for eksempel en enkelt kommune, (2) tilstrekkelig vektlegging av service og (3) god veiledning til lokale leverandører vil gjøre det mulig for lokale leverandører å vinne frem i konkurransen.
Vedrørende kriteriene a-f
a) Venstre mener det er viktig å ha kontroll med kommunens pengebruk, og at riktig pris (lavest pris med tilstrekkelig kvalitet) er et mål for kommunens innkjøp. Dette hensynet må imidlertid ivaretas på bakgrunn av de andre hensynene.
b) Service er et viktig hensyn i forhold til at små, lokale leverandører skal kunne levere til kommunen. Samtidig kan service være viktig i forhold til det totale kostnadsbildet. Det er en kjensgjerning at et lavere servicenivå på leverandørsiden ofte vil måtte kompenseres ved merarbeid på mottakersiden. Dersom dette ikke er tilstrekkelig ivaretatt i innkjøpsprosessen kan det forekomme at innsparinger ikke er så store som de synes, fordi de fører til merkostnader for mottaker, eller tar tid som mottaker tidligere brukte til sin kjernevirksomhet — i dette tilfellet kommunal administrasjon og skoletilbud. Venstre mener derfor at kommunen når anbudsbetingelsene utformes må synliggjøre hvilke konsekvenser det servicenivå anbudet legger seg på har for de enheter i kommunen som eventuelt må løse oppgaver internt som tidligere ble utført av leverandør.
c) Venstre har ikke noe spesielt å tilføye til det rådmannen skriver om kvalitet.
d) Det er viktig at kommunen ivaretar etikken på en systematisk og gjennomsiktig måte. Erfaringene Stavanger kommune har gjort, og erfaringene Telenor har gjort i Bangladesh viser at dette kan være krevende. Som nevnt over anbefaler Venstre at kommunen vurderer å bli medlem i Initiativ for Etisk Handel, og jobber etter deres retningslinjer og rutiner. Kommunen bør vurdere den etiske risikoen i ulike innkjøp, og stille krav om gode rutiner på dette området hos sine leverandører der det synes påkrevet.
e) Kommunen bør ha klare målsettinger om å unngå co2-utslipp der det finnes gode alternativer som gir mindre eller ingen utslipp. I vurderingen av slike alternativer må både innkjøp og bruk av det som kjøpes for å få et riktig bilde av prisen. Venstre mener også at klimautfordringen er så grunnleggende for fremtidig velferd at det kan være riktig å betale en merpris for løsninger som gir betydelig klimaeffekt. Uansett bør retningslinjer som legges gjennom kommunens energi- og klimaplan legges til grunn for innkjøp uavhengig av om det finnes mindre miljøgunstige løsninger som gir lavere pris. Dersom kommunen for eksempel vedtar at kommunen skal ta i bruk elbil der det finnes alternativer som dekker behovet ved neste utskifting i bilparken, må dette forstås som et ufravikelig kriterium for innkjøp, ikke et kriterium som skal vektes mot andre.
f) Venstre ser gjerne forslag til ytterligere kriterier som kan gjøre det lettere for lokale leverandører å nå opp i konkurransen, både de vi har nevnt i forhold til oppdeling av anbud, vekting av service og veiledning, og andre som rådmannen måtte finne.
Vedrørende spørsmålet om det er ønskelig å samarbeide med flest mulig, eller å konsentrere seg om egen kommune.
Venstre mener, som tidligere nevnt, at det viktigste er at vi står fritt til å definere kriteriene for innkjøpene, og at hvis samarbeid med flere hindrer det, bør Frogn vurdere å stå alene. Når det gjelder spørsmålet om "flest mulig" vil Venstre fremheve at jo større et samarbeid blir, jo større vil graden av standardisering kunne bli, og jo større blir terskelen for lokale leverandører. Venstre mener derfor at en ytterligere utvidelse av samarbeidet bør gjøres til gjenstand for grundig politisk behandling — når og dersom det kommer forslag om dette, og vi vil ta stilling til innholdet av slike ordninger når de konkret fremlegges.
Vedrørende hvor mye man er villig til å gå opp i pris av hensyn til etikk, miljø mv
Venstre mener det er umulig å gi et generelt svar på dette spørsmålet. Dersom en leverandør gir en god pris ved bruk av de verste former for barnearbeid eller slavelignende forhold bør denne leverandøren utelukkes fra konkurransen uansett pris. Dersom forskjellen mellom den beste og den nest beste løsningen i forhold til co2-utslipp er svært liten forsvarer den ikke noen vesentlig prisøkning, mens en vesentlig klimaeffekt kan være verdt å betale ekstra for. Det er Venstres oppfatning at mange verdihensyn ikke uten videre kan prises inn som en enkelt faktor i regnestykket, men må baseres på vurderinger som gjøres politisk og nedfelles i konkrete rammer for anbudsprosessen.
Vedrørende ehandel og avtalelojalitet
Kommunestyret bør kunne legge til grunn at kommunens enheter er lojale mot de avtaler kommunen inngår, og at rådmannen løpende vurderer hvilke virkemidler som er nødvendige for å oppnå dette, og iverksetter nødvendige tiltak.
I forhold til ehandel ønsker Venstre at det nedfelles i retningslinjene at kommunen skal innrette dette på en slik måte at mindre leverandører ikke får ulempe av det, og at kommunen tilbyr den veiledning som er nødvendig for at mindre leverandører kan ta i bruk løsningene, slik at disse løsningene ikke får som konsekvens at lokale leverandører gir opp å levere til kommunen.
Vedrørende intern kontroll
Kommunestyret bør kunne legge til grunn at det finnes rutiner i kommunen som gjør det mulig å avdekke mislighold, og at rådmannen løpende vurderer hvilken kontroll som er nødvendig og hensiktsmessig. Det er opplagt at oppdagelsesrisikoen ikke bør være null, og at det derfor bør gjennomføres kontroll eller revisjon av en viss hyppighet.
Vedrørende bruk av elektroniske verktøy
Venstre har tillit til at rådmannen løpende vurderer hvilke verktøy og rutiner som er hensiktsmessige for å løse oppgavene på en kostnadseffektiv måte. Det bør derfor være en administrativ oppgave å ta stilling til når kommunen med fordel kan innføre disse verktøyene.
De hensyn som er nevnt ovenfor når det gjelder veiledning til mindre leverandører, bør også tas her dersom det er relevant. Dette bør nedfelles i retningslinjene dersom det er relevant.
Vedrørende leverandøroppfølging
Rådmannen bør benytte de muligheter som finnes til å få mer ut av avtaler der tidsbruken betaler seg. En eventuell bestemmelse i innkjøpspolitikken bør gi rom for slikt skjønn.
Venstre vil også se på det som positivt om kommunen som stor kunde kan bidra gjennom veiledning til at mindre leverandører har en utvikling av kvaliteten på tilbudet som gjør at de henger med i konkurransen.
Vedrørende innkjøpskompetanse
Venstre er tilfreds med at rådmannen arbeider med oppbygning av innkjøpskompetanse. Vi ser det som en naturlig del av innkjøpsarbeidet. En bestemmelse om dette i innkjøpspolitikken kan peke på behovet for riktig kompetanse, men vurderinger av hvem som bør ha kompetanse og på hvilket nivå bør gjøres løpende av rådmannen, og ikke gjennom detaljerte politiske retningslinjer.