Oslo 01.12.2006
Interpellasjon til kommunestyremøte 07.12.2006 og rådmannens svar
Ordfører
Basert på noen forhold som i ulik grad blitt omtalt de siste ukene, så er Venstre bekymret for Røyken kommunes praksis når det gjelder åpenhet og innsyn fra sine innbyggere og media.
26. oktober hadde Røyken og Hurums Avis et oppslag med tittelen "Ikke åpen nok". Her ble det vist til at Røyken kommune hadde fått kritikk av Fylkesmannen for uriktig bruk av hjemmel for å unnta dokumenter fra offentlighet, i strid med offentlighetsloven.
Videre ble kommunen bedt av Fylkesmannen om å rette opp dette. I artikkelen lovte rådmannen om å ruste opp kompetansenivået hos de ansatte, og skjerpe inn rutinene for føring av postlister.
Er rutinene for føring av postlister nå i orden? Og hvilke tiltak er i gangsatt for at kommunen følger offentlighetslovens krav?
Sakspapirer til politiske utvalg skal være åpne og tilgjengelig på nettsidene til Røyken kommune. I skrivende stund er de siste sakspapirene som ligger tilgjengelig ute på nett følgende;
Kommunestyret 26. oktober
Formannskapet 17. oktober
Planutvalget 22. august
Teknisk utvalg 25. april
Kulturutvalget 12. september
Helse- og omsorgsutvalget 23. august
Oppvekstutvalget 7. september
Dette vil si at det er en rekke avholdte møter hvor sakspapirene ikke er tilgjengelig. For egen del viser en løs opptelling at det er minst 3 tre møter hvor jeg har deltatt som ikke er tilgjengelig.
Videre er det ofte tilfelle at dokumentet saken dreier seg om ikke er tilgjengelig. Her kan jeg eksempelvis vise til kommunestyremøtet 26. oktober hvor Pleie- og omsorgsplanen ble behandlet, mens det kun er rådmannens innstilling og saksfremstilling som er tilgjengelig.
Som nevnt er de siste kommunestyrepapirene som er tilgjengelig datert 26. oktober. Det vil si at under en uke før kommunestyret behandler formannskapets innstilling på budsjettet for 2007, så er dette ikke tilgjengelig for innbyggerne.
At sakspapirene til de politiske utvalgene ikke er tilgjengelig på nett har dessverre vært en gjentagende situasjon i denne kommunestyreperioden, og administrasjonen er gjentatte ganger og i ulike former blitt gjort oppmerksom på at det er et uakseptabelt forhold.
Hva blir gjort for å sikre at sakspapirene til alle politiske utvalg er tilgjengelig på nett? Og innen hvilke tidsrammer kan man forvente at sakspapirer til møter i politiske utvalg er tilgjengelig på nett?
Mvh
Lasse Narjord Thue — Organisasjonskonsulent Norsk Studentunion
2204 4950/ [ blocked::mailto:[email protected] ][email protected]
Svar fra rådmann Bjørn Orhagenen:
Ordfører
Representanten Thue stiller to spørsmål i interpellasjonen. Det første er:
Er rutinene for føring av postlister nå i orden? Og hvilke tiltak er igangsatt for at kommunen følger offentlighetens krav?
Fylkesmannens kritikk i forhold til postlistene var: " Utskriftene fra journalen viser at det i enkelte tilfelle ikke er henvist til hjemmel for å unnta dokumentene fra offentlighet."
Fylkesmannens påpekning er fulgt opp gjennom økt fokus fra journalførende enhet, i forhold til å henvise til hjemmel.
I sum er imidlertid gjeldende ordning en tidkrevende løsning, ettersom all post dermed offentlighetsvurderes 2 ganger. Først av journalførende enhet som et forslag, og deretter av saksbehandler som gjør den endelige vurderingen.
Rådmannen har derfor bestemt å gjøre endringer i dagens praksis ved å skille sterkere mellom hva som offentlighetsvurderes og når det gjøres. Endringen betyr at offentlighetsvurdering av dokumenter bare gjøres når det begjæres innsyn i en sak. Vurderingen vil da bli utført av saksbehandler som beslutter i samråd med nærmeste leder.
Dokumenter i klientsaker som er underlagt taushetsplikt blir som før offentlighetsvurdert ved journalføringen. Når det gjelder utgående dokumenter så foretas offentlighetsvurderingen av saksbehandler i forbindelse med dokumentproduksjonen.
Det som skal framkomme på kommunens postlister vil allikevel vurderes fortløpende av journalførende enhet, men være en atskilt vurdering i forhold til graderingen av dokumentet.
Hensikten med endringen er bl.a. å sørge for bedre kvalitet i vurderingene gjennom å rette innsatsen mot de sakene hvor det faktisk begjæres innsyn, samtidig som det da gjøres av saksbehandler som kjenner saken best.
Innføring av endringene krever noen nye rutiner, kompetansehevende tiltak og tekniske endringer, men vil kunne iverksettes fra 01.01.07.
Svaret på spørsmålene er derfor: Rutinene for føring av postlister er forsvarlige men ikke ideelle og skal derfor endres. Når de nevnte tiltak er iverksatt, vil det gi riktigere opplysninger på postlistene for offentligheten samt bedre offentlighetsvurderinger i de sakene som er av interesse, uten økt bruk av ressurser. Dette vil ivareta både kommunens interesser og offentlighetens rett til innsyn.
Thues andre spørsmål er:
Hva blir gjort for å sikre at sakspapirene til alle politiske utvalg er tilgjengelige på nett? Og innen hvilke tidsrammer kan man forvente at sakspapirene til møter i politiske utvalg er tilgjengelige på nett?
Det er politisk sekretariat som gjør sakspapirer tilgjengelig på nett. Rutinen er at sakspapirene skal legges ut på nettet samme dag som sakspapirene blir sendt til politikerne.
Thue peker ganske riktig på at det har forekommet at sakspapirer ikke er gjort tilgjengelige. Dette skyldes både rutinesvikt og tekniske problemer med publiseringsløsningen. De tekniske problemene er nå løst og publiseringen går nå greitt. Rutinen vil fortsatt være at sakspapirene blir gjort tilgjengelige på nett samme dag som sakspapirene blir sendt til politikerne. I tillegg vil protokollene fra møtene blir gjort tilgjengelige dagen etter. Ordningen trer i kraft fra nå.